La Planificación es una función estratégica que nace de la Alta Dirección, y que alimenta a cada uno de los Procesos Principales y también a los Procesos de Apoyo, ya que es la que establece las pautas y requisitos a considerar para el correcto desenvolvimiento de las demás actividades.
Es importante destacar que el Proceso de Fiscalización inicia el examen de las rendiciones de cuentas de cada entidad controlada, el cual concluye con el Juicio de Cuentas ya que lo controlado e informado durante la Fiscalización sirven como elementos de entrada en el Juicio de Cuentas junto con la Rendición Anual que presenta el Cuentadante. En cuanto al proceso de Asesoramiento e Informes Especiales destacamos que es un proceso que se desarrolla a solicitud de cualquier usuario externo, y que puede estar vinculado a temáticas analizadas en el Proceso de Fiscalización o del Juicio de Cuentas según el caso, o que no estén relacionadas directamente a ninguno de los procesos mencionados.
Los Procesos de apoyo cumplen la importante misión de ser el soporte de toda la organización y de todos los procesos principales, y atraviesan transversalmente los demás procesos del Tribunal, siendo vitales para la gestión de los mismos.
Para la supervisión del Sistema de Gestión, el Tribunal de Cuentas, cuenta con diversos mecanismos: en primer lugar, recibe Auditorías externas relacionadas a Modelos internacionales de Gestión.
Por otra parte, como parte del control interno, cuenta con una Dirección de Auditoría Interna y Control de Procesos, que trabaja en forma conjunta con un cuerpo de Auditores internos formado por agentes del mismo tribunal. Además, se lleva a cabo el monitoreo permanente a través del SIGESCO, (Sistema de Gestión y Control del Tribunal), el cual arroja indicadores en forma automática. En forma permanente, se elevan informes de diversos aspectos a la Alta Dirección para la toma de decisiones, que quedan plasmadas en un Informe de Revisión Anual de todo el organismo.
Si consideramos que el producto final del Tribunal es el Fallo de la cuenta, el que resume tanto los procesos de Fiscalización como de Juicio de Cuentas, se expone uno de los indicadores vinculados al tiempo de emisión de los fallos. De acuerdo a la normativa legal el Tribunal tiene un año para fallar las cuentas desde su presentación, pero existe una meta interna de 8 meses (aproximadamente 240 días) para poder fallar las cuentas, la cual se refleja en el cronograma del Juicio de Cuentas vigente para SIGESCO.
Se muestra a continuación una mejora en el cumplimiento de la meta por parte del Tribunal, reflejada en un mayor porcentaje de cuentas falladas en 240 días.
(*) Es importante destacar, que durante el ejercicio 2020, y a raíz de la situación de Pandemia, el Gobierno Provincial de Mendoza, prorrogó la presentación de las cuentas correspondientes al ejercicio 2019, por 90 días. Por este motivo, es la baja en la cantidad de cuentas falladas al 31-12-2020, y no ser comparativa con los tiempos de ejercicios con vencimiento normal.
El Digesto está integrado por Normas Nacionales, Provinciales, Municipales y las emitidas por el Tribunal de Cuentas, el objetivo es que las autoridades y auditores puedan consultarlas fácilmente al efectuar su tarea de revisión y control. Cuenta con un índice que permite consultar la normativa por distintas opciones, como son: Tipo de norma, Número, Fecha de emisión, Fecha de publicación, Palabra clave, Organismo Emisor, Organismo de Aplicación y voz jurídica.
La tarea realizada, durante el año 2019, ha permitido incorporar al Digesto del Tribunal 2144 normas provenientes del Boletín Oficial de la Provincia (leyes, decretos, ordenanzas, resoluciones, etc.), 57 Tipeo y Scaneo, y 307 disposiciones obtenidas de las diversas reparticiones y entidades controladas. Nuestra base de datos constituye una de las más completas de la Provincia de Mendoza. Su uso no es privativo de los integrantes de nuestra organización, por lo que se han activado métodos de consulta externa a través de la página Web del Tribunal http://www.tribunaldecuentas.mendoza.gov.ar .
Asimismo, es de destacar que dicho sistema se mantiene en permanente actualización siendo incluso muchas normas tematizadas desde la óptica contable y jurídica, conforme su contenido y sus destinatarios. Con el paso del tiempo, este sistema se ha ido modificando de acuerdo a las exigencias de nuestros usuarios, el cambio tecnológico, y nuestra propia experiencia de manera de no quedar obsoleto y que las utilidades que el mismo brinda satisfagan las necesidades de quienes lo usan para buscar la normativa necesaria para desarrollar las labores del Tribunal.
La capacitación del personal, es un aspecto clave para la formación y unificación de criterios de trabajo, en el Tribunal. La planificación de talleres, cursos y capacitaciones internas se realiza en función de las necesidades de cada área, las falencias detectadas y las consultas de cuentadantes. Durante 2020 se dictaron capacitaciones internas y externas, en su mayoría, de forma virtual, entre las que se mencionan:
Por medio de la plataforma IPAP se logró capacitar, al personal, conforme a la Ley 27.499, vigente en nuestro país desde diciembre del 2018 y conforme a la Ley Nº 9196 de la Provincia de Mendoza. Dicha ley responde a la necesidad de la formación en temas de género y violencia contra las mujeres en los ámbitos públicos.
Normativa. Acuerdos 2988 – 5717- 6453. Modelo de estados contables. Registro de operaciones (Ley 8706) Procesos de fiscalización y juicio de cuentas. Presentaciones de Rendición de cuentas
En este proceso del Tribunal se capacitó sobre el uso digital del SIGESCO para todos los expedientes de rendiciones de cuentas mensuales o periódicas de los organismos, y el procedimiento establecido en el formato teletrabajo para este procesos y subprocesos vinculados.
Acuerdo N° 6394. Proyecto de pliego de observaciones. Se evaluaron y discutieron aspectos principales del informe general. Rendición de cuentas. Requisito de observaciones. Vinculación del Proceso de Fiscalización con el Juicio de Cuentas
Delimitación de la responsabilidad contable de los funcionarios y agentes públicos. Marco legal. Vinculación, competencias y funciones. Ley de administración y control
Se estableció una metodología a utilizar para realizar el análisis FODA y Matriz de riesgo en todos los sectores del tribunal de manera sistematizada, Se modificaron las instrucciones de trabajo correspondientes.
El Tribunal de Cuentas avanza en la incorporación de Tecnologías de la Información en sus procesos, con objeto de: mejorar la calidad de sus procesos; favorecer el control oportuno, eficaz y eficiente; ayudar a la toma de decisiones en tiempo y forma; satisfacer las necesidades de información de partes interesadas, producir economías en sus tareas y favorecer el Teletrabajo. En dirección a estos lineamientos las principales metas alcanzadas durante el ejercicio 2020 por la subdirección de Sistemas y Comunicaciones son:
Ampliación de acceso on line a distintos sistemas de información de los Organismos cuentadantes, desde la sede del Tribunal de Cuentas y domicilios de los agentes según lo previsto en Acuerdo N° 2988.
Determinación de nuevos procedimientos administrativos internos a llevar por GDE, generando los trámites y tipo de documentos necesarios.
Se destacan como las principales funcionalidades incorporadas: