Memoria 2018 - Tribunal de Cuentas Mendoza

Proceso de Mejora Continua

Dentro del marco de la mejora continua de nuestros procesos de gestión, durante el ejercicio 2018 se continuó trabajando en la revisión de todos los instrumentos que respaldan el desarrollo de los procesos principales y de apoyo, así como en el desarrollo de las normas que reglamentan las rendiciones a través del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).

Consecuentemente con ello se llevaron a cabo talleres de capacitación interna para lograr el conocimiento de todo el personal en el manejo del nuevo sistema. También se dictaron talleres para cuentadantes a fin de integrarlos en la aplicación de las nuevas normas.

Durante el mes de diciembre 2018 se llevó a cabo la pre auditoría a cargo de la empresa IRAM, que será la encargada de verificar la confiabilidad de los procesos del Tribunal, en un todo de acuerdo a las disposiciones de las Normas ISO 9001:2015, con la premisa de certificar la nueva versión en los primeros meses del año 2019.

Con el objetivo de irradiar el camino de mejora continua hacia otros Organismos de Control, el Tribunal firmó Convenios de Cooperación con distintos órganos de control del país, afianzando de esta manera su posición de organismo a la vanguardia, en lo que se refiere a la calidad institucional.

Curso sobre Nueva Ley de Procedimiento Administrativo (Ley N° 9003), Disertantes Jorge Sarmiento Garcia y Javier Urrutigoite, Universidad del Aconcagua

Capacitación sobre Planificación Digital del Tribunal y su adecuación con el Sistema de la Calidad, Universidad del Aconcagua

Capacitación sobre “Sistema Comprar”, dictada por el Dr. Roberto Reta de la Dirección de Compras y Suministros, Universidad del Aconcagua

Curso sobre Nueva Ley de Procedimiento Administrativo (Ley N° 9003), Disertantes Jorge Sarmiento Garcia y Javier Urrutigoite, Universidad del Aconcagua

Capacitación sobre Acuerdo 2.988 en el Municipio de General Alvear

Primera Sesión del Consejo Asesor Académico de la Escuela de Auditores del Estado

XXV Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria para Órganos y Organismos Públicos de Control Externo de la República Argentina, San Salvador de Jujuy

Medición del Desempeño de la Función del Tribunal de Cuentas

La medición de desempeño de la tarea realizada por el Tribunal de Cuentas se realiza por diversos indicadores, vinculados a distintas perspectivas estratégicas. El producto final del Tribunal es el fallo, el que resume tanto los procesos previos de Fiscalización y Juicio de Cuentas. A modo de ejemplo se muestra el indicador del tiempo promedio para fallos. De acuerdo a la normativa legal el Tribunal tiene un año para fallar las cuentas desde su presentación, existe una meta interna de 8 meses (aproximadamente 240 días) para poder fallar las cuentas. Se observan valores cercanos a la meta interna propuesta.

Una mejora en los tiempos promedio para fallar las cuentas implica una mejora en todos sus procesos internos. El tiempo promedio para fallos: mide la cantidad de días que se insumen desde la integración de la cuenta hasta la emisión del fallo. En este caso la meta propuesta por el Tribunal fue de 240 días.

En la última medición (año 2017), el dato aún no es definitivo, ya que las cuentas correspondientes al ejercicio 2017 no han sido falladas en su totalidad por la presentación fuera de tiempo de los cuentadantes.

Grupos de Mejora

Actualización de Documentos

En función de la decisión de la Certificación de Norma ISO 9001:2015, se realizó la revisión y actualización de los Procedimientos del Sistema de la Calidad (PSC) del Tribunal, como consecuencia se dieron de baja varios que respondían a requisitos de la norma certificada anteriormente.

En el contexto antes mencionado se realizó la actualización de los Procedimientos Generales (PGE), que corresponden a los procesos operacionales del Tribunal: Juicio de Cuentas (PGE 8.1), Fiscalización (PGE 8.2) y Asesoramiento e Informes Especiales (PGE 8.3), así como la Función Estratégica de Planificación (PGE 6.1); y las Funciones de Apoyo necesarias para el funcionamiento de la Institución contempladas en el PGE 8.4 En lo referido a la actualización de Instrucciones de trabajo (IT), se actualizaron varias relacionadas con temas como: Auditoria In Situ y Contables, Revisión de Contrataciones y pago de compras directas, Revisión de Documentación al Inicio del Ejercicio, Revisión de Expedientes de Liquidación y Pago de Contrataciones, Confección de Informes de Auditoría In situ y Contables, Muestreo Estadístico mediante Uso de ACL; Estado de Origen y Aplicación de Fondos; Planificación de las Direcciones de Cuentas, Planificación del Equipo de Revisión, Planificación de la Secretaría Relatora, Seguimiento de la Planificación y de la Labor Mensual, Programa de Auditoría, Análisis de la Documentación de Sistema, Cronograma de Juicio de Cuentas, Altas de Inventario de Bienes de Uso e Inventario Anual, Documento Fuente, Control Horario, Confección de Planillas de Fondo Estímulo, Solicitud de Licencias, Licencia ordinaria y compensaciones; Planificación de la Dirección de Administración.

Uso y control de sistemas informáticos

Objetivo del Grupo de Mejora

Proponer nuevas políticas en materia de auditoría de sistemas al Tribunal, acordes a los avances que se perciben en el tema.
Estandarizar las tareas de las áreas de revisión y auditoría de sistemas, como por ejemplo, solicitudes de información a los organismos, metodologías de análisis de datos, e incorporación de nuevas tecnologías a estas tareas, entre otros, para mejorar la eficacia y eficiencia en su realización.
Proyectar los Acuerdos reglamentarios y procedimientos de la calidad respectivos.
Estandarizar las presentaciones informáticas de los organismos.
Establecer metodologías de análisis de datos.
Se Incrementaron la cantidad de accesos on line (remotos) a los sistemas informáticos de los Organismos cuentadantes, de manera que el equipo revisor pueda realizar las consultas a medida de la necesidad del control, tomar los datos con ACL y realizar el análisis de acuerdo con los objetivos de auditoría planteados.
Conformar la Biblioteca de rutinas de control, mediante la automatización de tareas de control utilizando el software de Auditoria- ACL
Asistir y capacitar al personal y a los organismos auditados en la materia

En lineamiento con los objetivos del Grupo y Estratégicos plasmados por el Tribunal en Acuerdo 6400, éste grupo ha trabajado en los temas que se detallan a continuación:

Elaboración proyecto modificación Acuerdo 2989, el cual define requisitos a cumplimentar por los organismos que efectúan registraciones contables a través del procesamiento electrónico de datos.
Elaboración de procedimientos de trabajo destinado a las Direcciones de Cuentas, para la verificación de la integridad y seguridad de los distintos sistemas informáticos según lo establecido en Acuerdo 2988 art. 5.
Biblioteca de rutinas de control en ACL
Está Biblioteca contiene las rutinas de control que se programan en ACL y que son de aplicación en todas las Direcciones de Cuentas. Se incorporaron nuevas rutinas referidas a liquidación de haberes, subsidios, cuentas por cobrar, insumos, control de cheques y movimientos bancarios.
Acceso on line a sistemas de los Organismos cuentadantes
Se incrementaron la cantidad de accesos on line desde la sede de éste Tribunal a los sistemas contables de los Organismos cuentadantes, de ésta forma el equipo revisor puede realizar las consultas a medida de la necesidad del control, tomar los datos con el software de auditoría y realizar el análisis de datos de acuerdo con los objetivos de auditoría planteados.

Costeo y seguimiento de planificación

Desarrollo del Papel de trabajo de “Conocimiento del ente” para incorporar en la planificación digital de cada cuenta, y de ese modo a partir del ejercicio 2019 se podrán vincular datos de todas las instituciones controladas por el Tribunal con el SIGESCO.
Implementación del Reporte de Planificación, que demuestra por cada Sector los datos básicos de cada ente controlado (presupuesto controlado, coeficiente de riesgo, etc).
Implementación del Programa de auditoría para acercar la planificación a la ejecución de las tareas.
Implementación en la planificación digital de la apertura por cada procedimiento, de las tareas que involucran los mismos. El objetivo fue el de utilizar esos archivos en el momento de evaluar el porcentaje de cumplimiento de las planificaciones, mejorando el seguimiento de las planificaciones digitales a aplicar en el ejercicio 2018.
Modificación en la elaboración del Acuerdo de objetivos y plan de acción para la planificación del año 2019, en función de las sugerencias surgidas de la pre auditoría de certificación realizada en diciembre de 2018.
Análisis de las horas de costeo por sector que surgen del SIGESCO, para verificar las modificaciones en la carga horaria a partir de noviembre de 2018.
Publicaciones en la Intranet sobre novedades que surgen del Grupo de Mejora, mejorando la comunicación interna con el personal.

Manual de auditoría

Continuar con el análisis de cada Norma ISSAI (normas internacionales de auditoría del sector público), su relación normativa con los procedimientos del Tribunal, y la confección de cuadros resumen (extract), con los aspectos más significativos para estudio de los agentes vinculados con la normativa vigente en el sector público provincial.
Análisis del Proyecto de Manual de Auditoría elaborado por el IETEI (Instituto de Estudios Técnicos e Investigación del Secretariado Permanente de Tribunales de Cuentas y órganos de control externo). Remisión de sugerencias y modificaciones al proyecto.
Vinculación del Manual de Auditoría Digital con las Normas Internacionales de auditoría del sector público (ISSAIs) emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Se trata de normas internacionales de auditoría aplicables al control del sector público. Esta vinculación queda plasmada a través de la relación normativa con cada norma, procedimiento o instrucción de trabajo insertos en el Manual de Auditoría.
Implementación de la apertura en la estructura de las “Normas para el Desarrollo de los Procesos” del Manual de Auditoría, desglosando los procedimientos según el tipo de cuentas controladas por el Tribunal (Entes Públicos, Cuentas Anexas de C.G.P, Entes privados). Esta nueva estructura obedece a los diferentes requisitos de rendición que se les exige a los entes sujetos a control, en función de sus características jurídicas y presupuestarias.
Apertura de la Planificación como un apartado de las “Normas sobre Informes”, en consonancia con la importancia que esta función estratégica del Tribunal.
Vinculación de normas que se relacionan con los procesos de auditoría y que no se encuentran incorporadas en el Manual de Auditoría del Tribunal de Cuentas.
Detección de necesidades de modificación de instrucciones de trabajo. Elaboración de procedimiento para revisión Estado de Origen y Aplicación de Fondos (IT-ARE-OA).

Indicadores

El Grupo de Mejora ha mantenido, durante el ejercicio, un monitoreo permanente del Cuadro de Mando Integral (CMI), cuyos datos, en lo relativo a los procesos de Fiscalización y Juicio de Cuentas son tomados automáticamente del SIGESCO, dando así la seguridad que los datos que muestran los indicadores son objetivos e incorporados con los mismos parámetros en todos los sectores.

La visualización del CMI permite analizar cada uno de los datos en forma global para todo el Tribunal, o bien, analizarlos por cada una de las áreas y por cada uno de los subprocesos que lo integran, constituyendo una importante herramienta para la toma de decisiones o bien para generar oportunidades de mejora, acciones preventivas o correctivas para mejorar el desarrollo de los procesos principales.

Se encuentra en estudio la medición de indicadores de los procesos de apoyo para que integren también el CMI.

En el capítulo “Medición de desempeño” se expone un análisis particular del indicador: “Tiempo promedio para fallos” que completa el trabajo desarrollado por el Grupo de Mejora.

Responsabilidad Social

Durante el ejercicio continuamos trabajando a fin cumplir con los objetivos del grupo, basados en que la responsabilidad social es un compromiso con nosotros mismos y con los demás.

Con la premisa de satisfacer los tres aspectos principales de la responsabilidad social se trabajó en fortalecer y apoyar el sistema de gestión de calidad de nuestra organización para mantener vivo el proceso de mejora continua; en segundo lugar y a fin de colaborar con el cuidado del medio ambiente se mantuvo la recolección de papel para reciclar y finalmente, en cuanto a los aspectos sociales se mantuvo el programa de becas de estudio a través de Fonbec (Fundación para becas) y fuimos parte del “Proyecto Mochi”, con el armado de veinte mochilas para los niños de escuelas rurales y entregadas a los organizadores del proyecto a nivel provincial.

Comunicaciones

El Grupo de Mejora de Comunicación ha seguido realizando aportes durante el año 2018 que han servido para continuar mejorando las herramientas de comunicación, tanto internas como externas, que posee el Tribunal de Cuentas de la Provincia.

Se continuó con la refuncionalización de varios aspectos de la INTRANET, en la búsqueda de mayor dinamismo y uso por parte del personal, colaborando así con la función básica de esta herramienta destinada a satisfacer necesidades de comunicación interna.

Se trabajó en el relanzamiento de la revista institucional, en formato digital, en consonancia con el proceso de despapelización iniciado por el Tribunal.

Por último, se inició un trabajo de rediseño de la imagen institucional del Tribunal de Cuentas, planificando la aplicación del nuevo isologotipo para el año 2019.

Tribunal Digital

Objetivo del Grupo de Mejora

Incorporación de tecnologías de la información de manera que el sistema de Información del Tribunal permita:

Favorecer a la modernización del estado.
Favorecer el control oportuno, eficaz y eficiente.
Ayudar en la toma de decisiones en tiempo y forma.
Satisfacer las necesidades de información de orden interno y externo.
Agilizar y producir economías en los procesos internos.
Establecer procedimientos para la verificación de documentos digitales

En lineamiento con los objetivos del Grupo y Estratégicos plasmados por el Tribunal en Acuerdo 6400, éste grupo ha trabajado en los temas que se detallan a continuación:

Domicilio electrónico Elaboración del proyecto para la implementación de domicilio electrónico en la Nómina de Autoridades.
Certificado de aplicación Tramitación e implementación del Certificado de aplicación para SIGESCO, el cual fue emitido por la ONTI.

Sinergia Laboral

Durante el año 2018, el Grupo de mejora de Sinergia Laboral, cuyo objeto es la motivación y socialización de los agentes, realizó dos grandes tareas. En primer lugar una campaña de colaboración entre el personal, para luego con lo recaudado proveer a varios pisos de camillas de primeros auxilios. Por otra parte, se encargó de la organización del festejo de fin de año Institucional, en la sede del Tribunal.